Miete oder Leasing von Kaffeevoll­automaten: Welche Lösung ist besser für Ihr Unternehmen?

Leasing

Leasing ist ein mietähnliches Finanzierungsmodell, bei dem der Leasinggeber (Eigentümer des Kaffeevollautomaten) dem Leasingnehmer (Unternehmen) ein Wirtschaftsgut (Kaffeevollautomat) zur Nutzung überlässt. Der Leasingnehmer zahlt hierfür regelmäßige Leasingraten über einen fest vereinbarten Zeitraum. Der Leasinggeber ist dabei nicht zwingend identisch mit dem Hersteller des Kaffeevollautomaten. Er kann auch ein Dritter, beispielsweise eine Leasinggesellschaft oder ein spezialisiertes Finanzierungsunternehmen, sein.

Es gibt zwei Hauptarten von Leasing:

• Operatives Leasing – Kurzfristige oder mittelfristige Nutzung ohne automatische Eigentumsübertragung am Ende der Laufzeit.
• Finanzierungsleasing – Langfristige Nutzung mit festen Vertragslaufzeiten, verbunden mit Kaufoption oder -verpflichtung am Ende der Laufzeit.

Beim Leasing hat das Unternehmen am Ende der Vertragslaufzeit die Möglichkeit, manchmal sogar die Verpflichtung, den Kaffeevollautomaten zum Restkaufpreis zu übernehmen. Die Planungssicherheit durch eine feste Leasingdauer und damit kalkulierbare Kosten sind auf der einen Seite positiv. Andererseits führt die Kaufoption zu relativ langen Vertragslaufzeiten (in der Regel zwischen 24 und 60 Monaten) ohne einfache Kündigungsmöglichkeit. Sind ausnahmsweise vertraglich Regelungen zur vorzeitigen Beendigung vorgesehen, gehen diese regelmäßig mit erheblichen Abstandszahlungen einher. Eine weitere Möglichkeit, sich vorzeitig aus einem Leasingvertrag zu lösen, kann ein Aufhebungsvertrag sein. Hierbei einigen sich Leasinggeber und -nehmer einvernehmlich, den Vertrag aufzulösen. Jedoch muss der Leasingnehmer auch in diesem Fall mit Abstandszahlungen oder zusätzlichen Gebühren rechnen. Neben der ohnehin schon langen Laufzeit enthalten die Leasingverträge oftmals Kündigungs- und Verlängerungsklauseln, die das Unternehmen während der Vertragslaufzeit immer im Auge behalten muss, um nicht in eine ungewollte Vertragsverlängerung zu rutschen.

Über die gesamte Vertragslaufzeit sind die zu zahlenden Leasingraten in der Summe oft teurer als beim alternativen Mietmodell. Grund dafür ist die Kaufoption am Ende der Vertragslaufzeit, mit der auch besondere Versicherungspflichten für den Kaffeevollautomaten einhergehen. Darüber hinaus ist beim Leasing die Wartung und Instandhaltung regelmäßig nicht in der normalen Leasingrate enthalten, sondern muss häufig als Full-Service-Leistung zusätzlich gebucht werden. Ansonsten ist das Unternehmen selbst für die Wartung und Instandhaltung des Kaffeevollautomaten verantwortlich. Die Gesamtkosten können daher über die Leasingdauer sogar höher sein als der Wert der Maschine.

Steuerlich muss das Unternehmen beim Finanzierungsleasing den Kaffeevollautomaten in der Bilanz aktivieren und abschreiben. Die Leasingraten sind in diesem Fall nicht in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig, sondern in einen Zins- und einen Tilgungsanteil aufzuteilen. Nur die Zinsen und Abschreibungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, nicht der Tilgungsanteil.

Beim Operativen Leasing hingegen ist der Kaffeevollautomat regelmäßig bilanzneutral und die Leasingraten sind voll als Betriebsausgaben abzugsfähig. Das Gleiche gilt auch bei der Miete von Kaffeevollautomaten.

Miete

Bei der Vermietung überlässt der Vermieter (Eigentümer des Kaffeevollautomaten) dem Mieter (Unternehmen) den Kaffeevollautomaten gegen ein (monatliches) Entgelt zur vorübergehenden Nutzung. Der Vermieter ist in der Regel auch der Hersteller des Kaffeevollautomaten. Wartung und Reparatur durch den Vermieter sind üblicherweise Bestandteil des Mietvertrages. Der Mieter muss also nicht befürchten, von unerwarteten Zusatzkosten überrascht zu werden. Bei der Miete wird der Kaffeevollautomat in erster Linie für eine kurz- bis mittelfristige Nutzungsdauer überlassen und nicht vom Unternehmen angeschafft. Am Ende der Vertragslaufzeit wird der Kaffeevollautomat an den Vermieter zurückgegeben. Das Unternehmen hat in Folge der kurzen Kündigungsfristen ohne Abstandszahlung die Möglichkeit, je nach Bedarf flexibel zwischen verschiedenen Modellen zu wechseln und so auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben.

Vorteile der Miete von Kaffeevollautomaten:

• Kein Investitionsrisiko
• Hohe Flexibilität durch kurz- bis mittelfristige Vertragslaufzeiten
• Wartung- und Service sind regelmäßig in der Miete enthalten
• Monatliche Mietkosten sind niedriger als bei einer Neuanschaffung (Kaufpreis)
• Absetzbarkeit der Miete als Betriebsausgabe
• Bilanzneutralität: Kaffeevollautomat taucht nicht in der Bilanz des Unternehmens auf, weil der Vermieter Eigentümer der Maschine bleibt
• Möglichkeit, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und auf neuere Modelle zu aktualisieren

Die Mietkosten können nur dann zum Problem werden, wenn die Miete auf längere Zeit erfolgt und die Mietkosten damit am Ende in der Summe höher ausfallen als der Kaufpreis einer vergleichbaren Maschine. Anders als beim Leasing hat das Unternehmen bei der Miete jedoch regelmäßig die Möglichkeit, den Vertrag flexibel zu kündigen. Die Bestimmung der Laufzeit bleibt damit in der Hand des Unternehmens.