Kaffee und Wasser im Büro steuerlich absetzen: So geht’s
Die Kaffeekasse ist längst Geschichte – und das aus gutem Grund. In Deutschland sind Kaffee, Tee und Wasser für die Belegschaft zu 100 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar – ohne Lohnsteuer, ohne Sachbezug, ohne Bürokratie.[1] Was viele nicht wissen: Auch der Kaffeevollautomat selbst ist absetzbar – aber wie, hängt entscheidend davon ab, ob Sie kaufen oder mieten. fresh at work erklärt, was steuerlich wirklich gilt und warum das Mietmodell dabei die sauberere Lösung ist.
Was Sie in diesem Beitrag erfahren:
- Kaffee für Mitarbeitende ist zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar – kein Sachbezug, keine Lohnsteuer[1]
- Aufmerksamkeit vs. Bewirtung: Der Unterschied entscheidet über 100% oder nur 70% Absetzbarkeit[1]
- 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze wird durch Kaffee und Wasser am Arbeitsplatz nicht belastet[1]
- Kauf vs. Miete: Mietraten sofort zu 100% absetzbar – Kauf nur über AfA-Abschreibung in 5–7 Jahren[2]
- Warum das Mietmodell von fresh at work steuerlich und operativ die effizientere Wahl ist
Ist Kaffee für Mitarbeitende im Büro steuerlich absetzbar?
Kaffee, Tee und Wasser am Arbeitsplatz sind nach R 19.6 Abs. 2 LStR als steuerfreie Aufmerksamkeit eingestuft – ohne Lohnsteuer, ohne Sozialabgaben, ohne betragsmäßige Grenze.[1] Alle Kosten für Kaffeebohnen, Milchpulver, Tee, Wasser und Zubehör sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG zu 100 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar und mindern den zu versteuernden Gewinn in voller Höhe – ohne Anrechnung auf die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze.[1]
Was ist der Unterschied zwischen Aufmerksamkeit, Sachbezug und Bewirtung?
Drei steuerliche Kategorien entscheiden dabei über die Absetzbarkeit:[1]
- Aufmerksamkeit (100% absetzbar): Kaffee, Tee und Wasser, die Mitarbeitenden während der Arbeitszeit kostenlos bereitstehen. Kein geldwerter Vorteil, keine Anrechnung auf die 50-Euro-Grenze.
- Sachbezug (steuerpflichtig ab Grenzwert): Sobald Mitarbeitende Lebensmittel mit nach Hause nehmen oder subventionierte Mahlzeiten erhalten, greifen amtliche Sachbezugswerte. Ab 2026: Frühstück 2,37 €, Mittag- oder Abendessen je 4,57 €.[1]
- Bewirtung (nur 70% absetzbar): Externe Kunden oder Geschäftspartner beim Essen – hier greift § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Interner Kaffeebetrieb ist davon nicht betroffen.[1]
Welche steuerlichen Vorteile hat das Mietmodell konkret?
Die folgende Tabelle zeigt den steuerlichen Vergleich zwischen Kauf und Mietmodell bei einem Kaffeevollautomaten für 7.000 Euro über fünf Jahre.[1],[2]
| Kriterium | Kauf (7.000 €) | Mietmodell (250 €/Monat) |
|---|---|---|
| Steuerliche Behandlung | AfA über 5–7 Jahre | Sofort 100% Betriebsausgabe |
| Jährliche Entlastung | ca. 1.400 € | ca. 3.000 € |
| Kapitalbindung | hoch | keine |
| Anlagevermögen | aktiviert | nicht aktiviert |
| Ausfallrisiko | beim Käufer | beim Anbieter |
| Wartung steuerlich | separat absetzbar | im Mietpreis inklusive |
Steuerlicher Vergleich Kauf vs. Mietmodell für einen Bürokaffeevollautomaten – Richtwerte, Einzelfall mit Steuerberatung klären.
Das Mietmodell von fresh at work schließt Wartung, Verbrauchsmaterial und Service im monatlichen Fixpreis ein – unser Rundum-Sorglos-Service deckt alle Leistungen ab. Ist das Gerät defekt, reagieren wir garantiert innerhalb von 24–48 Stunden; Ihr fester persönlicher Ansprechpartner koordiniert für Sie alles. Der Total Cost of Ownership – die Gesamtkostenbetrachtung über die Nutzungsdauer – ist von Anfang an klar, ohne starre Laufzeit, ohne Kapitaleinsatz.
Wichtiger Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie Ihre konkrete Situation durch eine Steuerberatung prüfen und bestätigen.
Auf den Punkt gebracht: Kaffee und Wasser im Büro steuerlich absetzen
- Kaffee, Tee und Wasser für Mitarbeitende gelten nach R 19.6 LStR als steuerfreie Aufmerksamkeit – zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar, keine Lohnsteuer, keine Anrechnung auf die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze[1]
- Bewirtung externer Gäste ist nur zu 70% absetzbar – interner Kaffeebetrieb bleibt davon unberührt[1]
- Beim Kauf wird die Kaffeemaschine über 5–7 Jahre abgeschrieben – beim Mietmodell sind Raten sofort zu 100% nach § 4 Abs. 4 EStG absetzbar, kein Kapitaleinsatz, keine Bilanzaktivierung, flexible Laufzeit[2]
- fresh at work bietet das Mietmodell mit vollständigem Rundum-Service: monatlicher Fixpreis, Reparatur und Austausch bei Defekt in 24–48 Stunden, ein Ansprechpartner – sofort absetzbar, transparente Budgettreue
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie mit fresh at work Steuern sparen können, dann kontaktieren Sie uns jetzt für ein individuelles Angebot.
Ist Kaffee im Büro steuerlich absetzbar?
Kaffee, Tee und Wasser für Mitarbeitende am Arbeitsplatz sind zu 100 Prozent als Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 4 EStG absetzbar – für Kaffeebohnen, Milch, Filter und Zubehör. Das Finanzamt wertet das als betriebliche Aufmerksamkeit: keine Lohnsteuer, keine Sozialabgaben, keine Begrenzung.[1]
Belastet kostenloser Kaffee die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze?
Kaffee und Wasser am Arbeitsplatz belasten die Sachbezugsfreigrenze nicht. Nach R 19.6 Abs. 2 LStR gelten sie als steuerfreie Aufmerksamkeit – kein geldwerter Vorteil, keine Anrechnung auf die 50-Euro-Grenze. Andere Benefits wie Tankgutscheine bleiben davon vollständig unberührt.[1]
Was ist der Unterschied zwischen Aufmerksamkeit und Bewirtung?
Kaffee oder Wasser im Büroalltag sind Aufmerksamkeiten und zu 100 Prozent absetzbar. Bewirtung liegt hingegen vor, wenn externe Gäste zu einem Essen eingeladen werden. In diesem Fall greift § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, sodass nur 70 Prozent absetzbar sind. Der interne Kaffeebetrieb fällt nie unter die Bewirtungsregelung.[1]
Wie wird ein gekaufter Kaffeevollautomat steuerlich abgeschrieben?
Ein gekaufter Kaffeevollautomat wird als Anlagevermögen aktiviert und gemäß AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) des BMF über 5–7 Jahre abgeschrieben. Bei 7.000 Euro Kaufpreis sind das maximal 1.400 Euro Entlastung pro Jahr – der Rest bleibt zunächst gebundenes Kapital.[2]
Kann ich eine Kaffeemaschinen-Miete sofort absetzen?
Mietraten sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG sofort und vollständig als Betriebsausgabe absetzbar – ohne Abschreibungszeitraum, ohne Bilanzaktivierung. Bei 250 Euro monatlich ergibt das 3.000 Euro jährliche Steuerentlastung ab dem ersten Monat. Für verbindliche Auskünfte empfehlen wir Ihre Steuerberatung.[1],[2]
Literaturverzeichnis
[1] Haufe.de: Lohnsteuerliche Behandlung von Aufmerksamkeiten – R 19.6 LStR, Haufe Lexware, www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/lohnsteuerrichtlinien-r-196-aufmerksamkeiten_idesk_PI42323_HI1076964.html, zuletzt abgerufen am 24.05.2026.
[2] Bundesministerium der Finanzen: AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter, BMF, www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/2018-07-20-afatab-tabelle.html, zuletzt abgerufen am 24.05.2026.
fresh at work GmbH & Co. KG
Wullener Feld 81
58454 Witten
